Van aanvraag tot getekend akkoord
De offerte staat er dezelfde middag, en de klant tekent gewoon op de telefoon.
Dit voorbeeld laat zien hoe zoiets kan werken. Wat er al echt gebouwd is, staat op de projectenpagina.
Het probleem
De aanvraag is binnen, het werk is bekeken, en dan begint het eigenlijke karwei: prijzen opzoeken, regels overnemen, alles in een net document zetten. Dat schuift naar de avond, en soms naar volgende week. Ondertussen zit de klant te wachten, en wie wacht gaat vergelijken.
Hoe het werkt
- 1Producten, tarieven en vaste teksten staan één keer goed in een prijscatalogus, met subsidieregels als ISDE erbij.
- 2Een nieuwe offerte is daarna een kwestie van regels aanklikken en aantallen invullen. De klantgegevens staan er al, want de aanvraag zit in het klantsysteem.
- 3De klant tekent digitaal, op de telefoon of de laptop, en het getekende akkoord komt terug in het klantsysteem.
- 4Vanaf daar haakt de boekhouding aan: de factuur ligt in het verlengde en de betaalstatus komt terug bij de klant in het systeem. SnelStart kan, Moneybird ook.
Wat het oplevert
- ✓De offerte verstuurd terwijl het gesprek nog vers ligt
- ✓Elke prijs komt uit één catalogus, oude tarieven bestaan niet meer
- ✓Getekend akkoord en betaalstatus samen in het klantsysteem
Hoe dat eruitziet
Veelgestelde vragen
De prijzen staan nu in een Excel. Is dat een probleem?
Nee, die verhuizen één keer naar de catalogus, met omschrijvingen en voorwaarden erbij. Daarna is een prijswijziging één aanpassing die overal doorwerkt.
Is zo'n digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja. Voor offertes en opdrachtbevestigingen is een digitale handtekening in Nederland gewoon geldig, en de klant heeft er geen printer voor nodig.
Moet de hele werkwijze om?
Nee. Alleen het maken en versturen van de offerte verandert. Kijken bij de klant, prijzen bepalen en het gesprek voeren verandert niet.
Zou dit bij dit bedrijf schelen?
Een kennismaking kost niks. Even kijken of dit past, en wat er hier het eerst de moeite waard is.