Elke klus z'n eigen dossier
Foto's, afspraken en meerwerk landen zonder mappenwerk bij de juiste klus.
Dit voorbeeld laat zien hoe zoiets kan werken. Wat er al echt gebouwd is, staat op de projectenpagina.
Het probleem
De foto's van de klus staan tussen de vakantiefoto's, en de afspraak over dat extra putje zit in een appje van drie weken terug. Bij een discussie over meerwerk, of als de kwaliteitsborger om het dossier vraagt, begint het zoeken.
Hoe het werkt
- 1Foto's en berichten gaan via WhatsApp naar het systeem, dat ze zelf bij de juiste klus zet.
- 2Per project ontstaat één tijdlijn: wat er is afgesproken, geleverd en gefactureerd.
- 3Meerwerk wordt op het moment zelf vastgelegd, met foto en akkoord van de klant erbij.
- 4Bij oplevering rolt er een compleet dossier uit, klaar voor de klant of de kwaliteitsborger.
Wat het oplevert
- ✓Een meerwerk-discussie is beslecht met één foto en het akkoord eronder
- ✓Opleveren zonder zoekwerk, het dossier is er al
- ✓Elke afspraak terug te vinden, ook die van drie weken geleden
Hoe dat eruitziet
Veelgestelde vragen
Is zo'n dossier genoeg voor de kwaliteitsborger?
Het levert de bouwstenen: foto's per fase, afspraken en akkoorden op één tijdlijn. Wat een kwaliteitsborger precies wil zien verschilt per project en per borger; met een compleet dossier is dat gesprek in elk geval kort.
Moet de klant er iets voor installeren?
Nee. De klant appt gewoon via WhatsApp, zoals nu al gebeurt. Het systeem zit aan de kant van het bedrijf en sorteert wat er binnenkomt.
Wat telt als akkoord op meerwerk?
Een duidelijk ja van de klant, vastgelegd op het moment zelf, met de foto en de prijsafspraak erbij. Dat voorkomt de meeste discussies; voor grote posten blijft een handtekening onder een aanvulling op de offerte verstandig.
Zou dit bij dit bedrijf schelen?
Een kennismaking kost niks. Even kijken of dit past, en wat er hier het eerst de moeite waard is.